Rien de plus agréable que de trouver votre bureau bien rangé pour trouver facilement le dossier ou l’objet que vous recherchez. Une fois au moins dans l’année, il est nécessaire de trier les éléments inutiles dans votre tiroir et les détruire. Le processus doit être plus fréquent dans le monde professionnel. L’usage d’un destructeur de documents s’impose. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un appareil conçu spécifiquement pour détruire les documents inutiles. Appelé aussi déchiqueteur ou déchiqueteuse, son rôle se révèle très important. Néanmoins, le marché actuel abonde en modèles qu’il est plus compliqué de dénicher ce qui vous convient. Voici donc quelques conseils pour vous aider à choisir le destructeur de documents adapté à votre besoin.
Les différents types de destructeurs de document
Avant de sélectionner votre destructeur de documents, vous avez intérêt au préalable de connaître les différents types qui se trouvent sur le marché. De manière générale, l’appareil dispose de deux déclinaisons suivant la catégorie d’utilisation. Il existe des modèles à usage individuel et des modèles à usage professionnel.
La première variété est plus appropriée à des tâches chez vous, pour détruire d’anciennes factures d’électricité, des tickets de caisse, des CD endommagés, etc. Quant à la seconde, elle s’utilise principalement dans les bureaux pour broyer les dossiers et les objets jugés inutiles. Un tel matériel peut fonctionner de façon manuelle ou au travers d’un secteur d’alimentation électrique.
Les normes requises d’une déchiqueteuse professionnelle
Pour vos besoins de destructeur de documents professionnel, il est essentiel de prendre en compte les normes en vigueur. Dans ces endroits, la sécurité est fondamentale. Le choix d’un modèle conforme est requis pour qu’il s’accorde à la perfection aux exigences de sécurité de votre entreprise. L’avènement de la nouvelle technologie de stockage et de la numérisation a permis d’établir la norme internationale DIN 66399 pour classifier les niveaux de protection de chaque support.
Niveau de sécurité 1 : protection normale
Les déchiqueteuses de cette catégorie servent essentiellement à détruire les dossiers courants, internes et peu confidentiels ainsi que certains supports de travail de votre bureau. Elles sont mises à la disposition de la grande partie des employés. Cette classification inclut les modèles de niveau P1, P2, P3, qui réalisent une coupe droite d’une largeur de bande inférieure respectivement à 12 mm, 6 mm et 2 mm.
Niveau de sécurité 2 : protection élevée
Les destructeurs de document de cette catégorie représentent les niveaux de protection P4 ou P5, afin de respecter au mieux les exigences légales de votre entreprise. Leur usage convient bien pour rendre en fines bandelettes vos documents confidentiels, dont une éventuelle fuite représente un haut risque tant pour vous que pour votre société. Cela concerne principalement les informations sur le personnel ou les clients, les anciens CV reçus, les notes de service, les données commerciales et de comptabilité, etc. Ces modèles d’appareil permettent d’effectuer une coupe croisée avec une largeur de bande maximale de 2 mm. Ils offrent aussi l’avantage de gagner plus de place dans la poubelle étant donné que les déchets sont de petite taille.
Niveau de sécurité 3 : protection très élevée
Ce niveau de sécurité est plus adapté à des besoins spécifiques dans certaines entités comme le gouvernement, l’armée, les forces de l’ordre, les industries nucléaires, les centres de recherche, les entreprises de haute technologie, etc. En fait, il est destiné au déchiquetage des dossiers secrets, qui ne sont accessibles qu’aux personnels bien distingués.
Répondant au niveau de protection P6 ou P7, les destructeurs de document de cette catégorie accordent une très haute sécurité en réalisant une coupe micro ou des déchets en fines lamelles larges de moins de 1 mm.
Les critères de choix d’un destructeur de documents selon les besoins
Que vous ayez besoin d’un déchiqueteur à la maison ou à l’entreprise, il est nécessaire de prendre en considération différents paramètres. Certes, la sélection suivant la norme DIN66399 est déjà une étape importante, mais l’importance des autres critères de sélection n’est pas non plus négligeable.
Choisir l’appareil suivant l’usage
Le choix d’une déchiqueteuse dépend essentiellement de son utilisation. Les exigences de sécurité s’imposent plus dans le cadre professionnel que dans votre domicile. À ce titre, un modèle pour une entreprise doit assurer un niveau de découpe optimal, de préférence un rendu en confettis ou en bandelettes extra fines.
Il faut prendre en compte également l’efficacité et la performance de la machine. Ces paramètres se révèlent importants, notamment si vous avez régulièrement des objets à éliminer au quotidien ou si ceux-ci sont épais comme des CD, des cartes bancaires, etc. L’achat d’un modèle puissant est nécessaire à cet effet. Privilégiez un appareil capable de fonctionner sans relâche, mais qui ne représente aucun risque de surchauffe.
Sinon, un déchiqueteur classique suffit largement pour détruire vos papiers, vos cartons et vos cartes postales.
Choisir l’appareil suivant sa capacité
Un destructeur de documents peut accepter en simultané de 1 à plus de 50 feuilles. Mais la puissance du moteur impacte sur sa capacité de destruction. Un modèle peu puissant ou manuel avec une petite corbeille de moins de 30 litres suffit pour un usage occasionnel. Si vous avez régulièrement de grands volumes à travailler, privilégiez un moteur plus résistant et un grand réceptacle. Pour vous adapter davantage aux besoins professionnels, vous devez également considérer les types de documents à supprimer. La majorité des prototypes servent uniquement à déchiqueter des papiers. Des variantes plus spécifiques sont en mesure de détruire des trombones, des agrafes, des cartes bancaires, des cartes vitales, des passeports, des CD/DVD, etc.
Choisir l’appareil en fonction du nombre d’utilisateurs
Avant d’acheter une déchiqueteuse, il est préférable de savoir au préalable le nombre de personnes qui envisagent de l’utiliser. Sachez qu’un modèle personnel est destiné à une seule personne pour un usage à domicile, un home office ou une TPE. Augmentez, au fur et à mesure où le nombre d’utilisateurs s’accroit, la capacité de la corbeille et la puissance du moteur.
Choisir l’appareil selon ses fonctionnalités
Pour faciliter vos tâches et bénéficier de plus de sécurité, vérifiez certaines fonctionnalités supplémentaires. Les fonctions d’arrêt ou de démarrage automatiques offrent entre autres plus de sécurité à l’utilisateur. Un appareil plus interactif en termes de mise en veille et d’entretien garantit une commodité à l’usage. La présence du mode marche arrière simplifie le retrait des objets s’il y a du bourrage.
